Dirigir un equipo de ventas a distancia es fácil. Aquí tienes algunas claves.....

¿Quién mejor para dirigir un equipo a distancia que un director de ventas?

Probablemente nadie. Al fin y al cabo, muchos jefes de ventas llevan años dirigiendo un pequeño ejército de “empleados rara vez vistos".

Pero nada es habitual, ni siquiera la gestión de un equipo de ventas a distancia en la era del coronavirus. Los responsables de ventas deben replantearse sus enfoques de gestión remota y probar nuevas estrategias para ayudar a los vendedores en un entorno en el que venden virtualmente más que nunca.

He aquí nueve tácticas, herramientas y estrategias que los líderes de ventas querrán adoptar cuando gestionen un equipo a distancia. Y lo que es mejor, todas ellas son útiles también cuando se trabaja en equipo.

Crear (o renovar) un plan de comunicación

Una comunicación clara y coherente es la clave para que la gestión a distancia funcione. Es posible que tengas que aumentar el grado de interacción que tienes con los vendedores y otros compañeros porque la calidad de las interacciones casi siempre baja cuando se hace de forma virtual.

Los expertos de la Harvard Business School recomiendan una estrategia como ésta:

1. Haga un recuento del número de reuniones semanales con vendedores, reuniones con colegas y llamadas con clientes que suele tener.
2. Determina cuál es la mejor manera de celebrar esas reuniones a distancia: Zoom, Slack, Skype, videollamada, llamada telefónica. Ten en cuenta también las preferencias de herramientas de comunicación de la otra persona o personas implicadas.
3. Utiliza un documento de Word, una hoja de Google, un calendario o un gráfico de Excel para crear un plan completo para cada tipo de reunión. Incluye al menos cuatro columnas para estas prioridades: Modo de comunicación, cadencia de la reunión, agenda, participantes.
4. Utiliza algunas de las mejores prácticas antiguas y crea otras nuevas. Es probable que quieras renovar el tamaño y el tiempo de las reuniones, porque las reuniones virtuales son más eficaces con menos participantes y menos tiempo. Tal vez pueda convertir las reuniones de estado en un informe de estado. Tal vez quiera mantener el mismo número de comprobaciones y el mismo orden del día para cada una de ellas.
5. Céntrate en la calidad. La frecuencia y la duración son menos importantes en las reuniones a distancia. Reúnase con un propósito determinado, un orden del día y con claridad sobre lo que se ha discutido, lo que se ha logrado y lo que hay que completar.

Practique el lado más suave de la gestión

Los jefes de ventas no necesitan acortar los objetivos o suavizar las expectativas cuando su equipo pasa a trabajar a distancia. Pero sí que deben potenciar el lado humano de la gestión. Según los investigadores de la HBS, casi dos tercios de los empleados dicen que les parece bien que su jefe les pregunte por su salud mental. Quieren que les pregunte cómo están afrontando las circunstancias que les llevaron a casa y la nueva situación de trabajo a distancia.

Puede que algunos no quieran compartir nada, pero otros se sentirán y rendirán mejor cuando sepan que su jefe se preocupa por su bienestar.

No pierdas de vista el panorama general

Es fácil sentirse desconectado de la empresa y su misión cuando no se entra por la puerta y se trabaja de cerca con los compañeros todos los días. Por eso, cuando se gestiona un equipo de ventas a distancia, hay que ayudar a los vendedores a mantenerse conectados con la empresa y a no perder de vista el panorama general.

De vez en cuando, deje de hablar de operaciones (tareas completadas, próximos pasos, métricas, etc.) y reúnase con su equipo para hablar de estrategia: ideas para mejorar su modelo de negocio, reevaluar su ciclo de venta, renovar su propuesta de valor o aumentar el compromiso con el cliente.

Del mismo modo, reserve tiempo para reforzar la cultura de la empresa y/o del equipo de ventas. Cuando los equipos están separados, siguen queriendo sentirse conectados entre sí y con la misión de la empresa. En las reuniones virtuales de grupo, deje que los vendedores hablen de sus victorias, ya sean profesionales, personales o centradas en las ventas. Vincule los puntos brillantes a la misión de la empresa cuando sea apropiado. Reúne periódicamente esos triunfos en un mensaje de correo electrónico para el equipo, una publicación en las redes sociales o un blog.

Limpia tus datos

Los datos que sus vendedores utilizan para tomar decisiones deben ser tan precisos y estar tan actualizados como siempre. En una situación remota, los vendedores confían más en los datos del CRM para determinar su enfoque de una venta, cómo asesorar a los clientes potenciales y cómo gestionar sus expectativas de cuota. Y los datos limpios son esenciales para que los líderes establezcan objetivos adecuados, reconozcan las necesidades de alivio de cuotas o rediseñen/reestructuren la compensación.

Pide a los vendedores que dediquen un tiempo cada semana a revisar los datos que han introducido, asegurándose de que los contactos, los próximos pasos, las oportunidades identificadas y los objetivos son los que deberían ser. Lo mismo ocurre con los líderes: Comprueba dos veces sus datos y valida la información para alinear las revisiones del embudo.

Sea específico

Si bien es importante entrenar y consolar un poco mientras se gestiona a distancia, los líderes de ventas también necesitan decir a los vendedores exactamente lo que tienen que hacer. 

Muchos vendedores nunca han vendido durante una crisis. E incluso los que se han enfrentado a otra crisis. 

Recomiende enfoques y acciones específicas, compartiendo más detalles de lo habitual cuando hable de dónde enfocar los esfuerzos. No tiene que exigir, pero quiere orientar a través del funnel de ventas de forma similar a cuando los vendedores estaban aprendiendo. Este enfoque detallado debería ayudarles a ser más productivos y a obtener mejores resultados, según los investigadores de Miller Heiman Group. 

Haga hincapié en la calidad

Muchos vendedores alcanzaron el éxito cuando la economía estaba en auge. Alcanzaban y superaban los objetivos basándose en la cantidad. Puede que eso no sea posible en el futuro, por lo que los responsables de ventas deben dedicar más tiempo a entrenar a los vendedores a distancia sobre cómo mejorar la calidad de las interacciones y la prospección.

¿Qué pueden hacer los vendedores a distancia para hacer un esfuerzo adicional por los clientes? ¿Qué puede hacer usted para ayudar tanto a los vendedores como a los clientes a mejorar sus experiencias? 

Mantener el compromiso de los vendedores

Los vendedores no perderán su ética de trabajo y su talento sólo porque no trabajen tan cerca como antes. Pero es más difícil que se sientan conectados a sus colegas y al significado de su trabajo cuando no están físicamente juntos. 

Para mantener a los vendedores comprometidos

• Mantenga una cadencia regular. Es probable que no tenga que microgestionar desde la distancia. Pero sí que es conveniente que los controle con regularidad, tratándolos igual que siempre.
• Sea flexible. Las exigencias de todo el mundo cambian cuando tienen que trabajar a distancia, incluidos los jefes de ventas. Programe las reuniones con suficiente antelación para que los vendedores puedan prepararse. Y permita flexibilidad en cuanto a cuándo y cómo realizar su trabajo.
• Reconozca los esfuerzos. Las personas que trabajan a distancia y bajo estrés pueden empezar a sentirse aisladas y no reconocidas. Es conveniente recordarles regularmente el impacto positivo que su trabajo tiene en la organización y agradecerles todo lo que siguen haciendo. 
• Cree un enfriador de agua virtual. Organiza reuniones virtuales de grupo en plataformas como Zoom o Google Meet o deja que los vendedores organicen las suyas propias sólo con fines sociales. Tal vez puedan almorzar o tener una happy hour al final de la semana juntos. Compartir anécdotas, compadecerse y transmitir las mejores prácticas les ayuda a mantener el compromiso y la motivación.
• Dales un respiro. Los vendedores necesitan un duro descanso del trabajo cuando trabajan a distancia (también lo necesitan ustedes, los líderes). No te pongas en contacto con ellos ni esperes que te respondan fuera de horario.
• Anímales a ejercitar la mente y el cuerpo. Puedes sugerirles que caminen durante sus desplazamientos habituales. O darles enlaces a clases de yoga virtuales gratuitas. Diríjalos a clases de desarrollo profesional y personal en línea.
• Aproveche la camaradería existente a través de actividades sociales como las horas sociales virtuales, los clubes de lectura, los grupos de meditación, los clubes para compartir arte, las actuaciones musicales y los retos de fitness.

Reevaluar los roles

Si su equipo de ventas ha trabajado a distancia exclusiva o parcialmente, es posible que ya tenga éxito en sus funciones. Pero cuando las personas -incluidos los gerentes y los líderes- pasan a una situación de distancia, es posible que tenga que ajustar las responsabilidades, las expectativas e incluso el propio papel.

Cuando tenga conversaciones individuales con los empleados de ventas a distancia, haga preguntas como las siguientes

• ¿Cómo te van las cosas trabajando en estas circunstancias?
• ¿Con qué retos te encuentras?
• ¿Qué más necesita para tener éxito?
• ¿Tiene algún éxito o nueva práctica que compartir con el equipo?
• ¿Cómo puedo yo, o el equipo, ayudarle a tener éxito?

Toma nota de los puntos fuertes y débiles de cada persona: los que tú identificas y los que cada uno admite. Busca áreas en las que puedas cambiar las responsabilidades y áreas en las que sería inteligente invertir en formación. En cualquier caso, enmarque las sugerencias o los cambios como oportunidades de crecimiento. Quieres que los vendedores tengan éxito en cualquier entorno, así que ponerles en situaciones en las que puedan dar lo mejor de sí mismos a distancia debería ser un cambio bien recibido.

Aproveche la oportunidad para mejorar el futuro

Los líderes de ventas que se vieron obligados a gestionar a distancia pueden utilizar la experiencia para mejorar las operaciones cuando las cosas vuelvan a la nueva normalidad. 

Pregúntese:

• ¿Cómo de fluido es nuestro proceso de ventas? ¿Los vendedores fueron capaces de adaptarse rápidamente a la nueva situación? ¿O se vieron atrapados en procesos formales que retrasaron su capacidad de respuesta a los clientes y prospectos?
• ¿Cómo de adaptable es nuestro contenido? ¿Pudo el personal de ventas obtener lo que necesitaba cuando y donde necesitaba el contenido y otras herramientas de capacitación de ventas? ¿Tenían propuestas de valor que se ajustaban a la evolución de los mercados?
• ¿Qué buenas prácticas existentes han funcionado en la situación de venta y gestión a distancia? ¿Qué nuevas prácticas debemos adoptar?